Crearea fișierelor Adobe PDF

Fișierele PDF au un statut mai aparte decât majoritatea fișierelor digitale. Programul Adobe Acrobat nu a avut comanda File - > New până la versiunea 8, deși putea fi implementată prin scripturi interne. Există foarte multe metode prin care se poate obține un fișier PDF și o variantă de vizualizare disponibilă oricui, pe orice platformă: programul gratuit Adobe Reader. Vom lista mai jos toate metodele de creare a fișierelor PDF urmând să ne ocupăm apoi de fiecare în parte:

1. Fișierele PDF iau naștere din orice aplicație care are implementată o funcție de print;
2. Din imagini salvate în anumite formate (JPEG, TIFF, etc.);
3. Prin conversie din anumite formate uzuale (.doc, .xls, .ppt, etc.) cu ajutorul programelor sursă;
4. Prin scanare și eventual OCR-izare (recunoașterea textului din imagini);
5. Prin capturarea paginilor web cu menținerea link-urilor dintre pagini;
6. Din programele de grafică ale Adobe (Photoshop, InDesign, Illustrator, etc);
7. Cu ajutorul altor programe care respectă specificația publică PDF (programe de grafică, shareware sau limbaje de programare PHP, Perl, etc);
8. Ca serviciu al sistemului de operare Mac OS X pe calculatoarele Macintosh;
9. Cu ajutorul unor programe de tip server (din familia LiveCycle) pentru organizațiile care implementează fluxuri de documente folosind standardul PDF.
10. Programul Adobe Acrobat permite din versiunea 8 o comandă pe care orice program o are implementată: File > New.

Există mai multe programe Adobe care pot genera fișiere Adobe PDF:

1. Adobe Acrobat
2. Acrobat Distiller
3. Acrobat PDFMaker
4. Adobe PDF Printer
5. Programe de grafică din colecția Creative Suite (Photoshop, Illustrator, InDesign)
6. Soluții de management a documentelor în cadrul organizațiilor cu familia de programe de tip server Adobe LiveCycle ES.

Din familia Adobe Acrobat fac parte mai multe programe destinate unor categorii speciale de utilizatori. Adobe Acrobat Standard este varianta de bază destinată utilizatorilor din domeniul Office care au nevoie de generarea fișierelor Adobe PDF din diverse aplicații pe care le folosesc în acest domeniu. Pentru utilizatorii mai avansați există versiunea Adobe Acrobat Professional destinată celor din industria grafică. Vom vedea în unul din viitoarele episoade ce unelte speciale conține versiunea profesională. Pentru arhitecți și proiectanți Adobe a dezvoltat versiunea Acrobat 3D care conține unelte specializate ce permit inginerilor să exporte informațiile cu care lucrează în format Adobe PDF pentru a le face disponibile publicului larg.
Acrobat Distiller este o aplicație ce se găsește în toate cele 3 variante Standard, Professional și 3D și sarcina acestuia este de a transforma fișierele Postscript în fișiere Adobe PDF.
PDFMaker este o aplicație pe platforma Windows care simplifică crearea fișierelor Adobe PDF și oferă suport îmbunătățit câtorva aplicații de tip Office (MS Word, MS Excel, MS Powerpoint, MS Outlook, MS Internet Explorer; etc;).
PDF Printer este o imprimantă virtuală ce se instalează odată cu Adobe Acrobat și permite generarea fișierelor Adobe PDF din orice aplicație ce are implementată funcția Print.
Aplicațiile Adobe destinate creației: Photoshop, Illustrator și InDesign pot salva nativ în formatul Adobe PDF beneficiind de diverse caracteristici speciale.
Formatul PDF fiind un standard public există o mulțime de aplicații comerciale, shareware și freeware care pot crea documente PDF. Nu ne vom ocupa de aceste aplicații în acest serial deoarece numărul acestor aplicații este foarte mare și nici unul dintre programe nu oferă suport integral pentru toate facilitățile formatului PDF.

Fișierele PDF generate prin oricare metodă discutată mai jos pot fi destinate mai multor utilizări:

• pentru web: cea mai importantă carateristică este dimensiunea finală a fișierului;
• standard: util este să permită colaborarea și tipărirea în condiții grafice bune;
• pentru tipar: este nevoie de o rezoluție mare a imaginilor, management de culoare și diverse alte restricții specifice domeniului.

Din acest motiv trebuie să știm de la început exact la ce vom folosi fișierul PDF generat. Altfel documentul PDF final nu va fi optimizat utilizării sale. Adobe PDF este soluție universală pentru oricine vrea să partajeze informație în forma grafică optimă domeniului. De aceea există multe variante de adaptare a conținutului grafic. Avantajul folosirii formatului Adobe PDF față de alte formate este universalitatea utilizării sale precum și menținerea nealterată a informației conținută.

Aplicație + imprimantă virtuală PS + Acrobat Distiller
Să începem cu prima și cea mai utilă dintre metode. Avem nevoie de o aplicație care are comanda Print. Chiar dacă nu avem instalată o imprimantă pe sistemul nostru putem instala una virtuală. Descărcând de la Adobe.com un driver de imprimantă Postscript (PSPrinter pentru Windows / Macintosh) putem instala o imprimantă virtuală folosind un fișier PPD (Postscript Printer Description) generic sau de la o imprimantă PS. Imprimanta virtuală va crea un fișier PS. Acest fișier se poate transforma cu ajutorul programului Acrobat Distiller într-un document Adobe PDF ce va arăta exact ca și pagina tipărită de programul folosit. Același tratament poate fi aplicat și fișierelor grafice în format EPS (Encapsulated PostSript) care pot proveni de la diverse aplicații capabile să exporte acest tip de fișier. Aceste fișiere pot conține atât imagini cât și grafică vectorială.

Imagini digitale
Există mai multe fișiere grafice care pot fi transformate în formatul Adobe PDF cu ajutorul aplicației Adobe Acrobat: JPEG, JPEG2000, TIFF, BMP, Compuserve GIF, PCX, PICT, PNG, EPS. Comanda "Create PDF from File" acceptă ca fișiere sursă oricare din aceste formate de fișier rezultatul fiind un fișier Adobe PDF care apoi poate fi optimizat în funcție de necesități. Aceste imagini transformate în format Adobe PDF pot crea albume fotografice cu prezentări dinamice și funcții de navigare complexe integrate cu multimedia.

Aplicații Office
Anumite aplicații de pe platforma Windows în special (Mac OS X are suport nativ pentru PDF) au posibilitatea generării fișierelor Adobe PDF cu ajutorul programului PDFMaker. La instalarea programului Adobe Acrobat aplicațiile Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Acces, Internet Explorer, Project, Publisher și Visio vor câștiga o funcție nouă: Convert To Adobe PDF. Aceste aplicații beneficiază de setări speciale destinate preluării informației specifice acestor documente. Astfel din MS Excel se va putea crea documente Adobe PDF cu toate paginile iar tabelele din fisierele Adobe PDF vor putea reveni in format Excel. Schemele din Visio vor putea exporta informațiile obiectelor componente. Outlook poate exporta un întreg folder în format Adobe PDF pentru arhivare oferind mai multe moduri de vizualizare a emailurilor astfel arhivate. Totul se face cu un singur click pe noul buton instalat de Adobe Acrobat în toolbar-ul aplicației gazdă.

Scan + OCR
Într-un birou ce conține un scanner e foarte util să se scaneze documentele care nu au o versiune digitală. Varianta digitală a documentelor poate fi utilizată mult mai eficient dacă ar fi editabilă. Astfel un document ce este scanat la o rezoluție suficientă poate fi convertit la text cu rezultate foarte bune și apoi poate fi arhivat ocupând un spațiu mult redus. De asemenea poate fi folosit mult mai eficient: prin supunere la o analiză în cadrul unei echipe sau poate fi căutat electronic după anumiți termeni.
Funcțiile de căutare, indexare și colaborare a programului Adobe Acrobat își vor arăta astfel utilitatea în cadrul unei companii. Direct din Adobe Acrobat se poate scana un document și apoi converti textul pentru a putea fi indexat. Va rezulta un fișier Adobe PDF util nu numai pentru colaborare ci și pentru arhivare.

Capturarea paginilor web
Poate vă puneți întrebarea de ce ar fi nevoie să transformăm paginile web în Adobe PDF. Posibilitatea folosirii informațiilor de pe web offline și integrarea lor în rapoarte alături de informații din alte surse face utilă și această funcție a formatului Adobe PDF. Astfel se pot captura serii întregi de pagini web într-un fișier Adobe PDF cu păstrarea tuturor legăturilor între pagini. Se poate captura un site întreg în perspectiva utilizării offline sau a arhivării. Funcția programului Adobe Acrobat care face posibilă această operațiune se numește "Create PDF -> From Web Page..." în meniul File.

Aplicații de grafică
Adobe a devenit după achiziția companiei Macromedia principalul furnizor de aplicații grafice atât pentru industria tipografică cât și pentru web. Este normal ca aplicațiile grafice Adobe să conțină funcții specifice care să suporte ultimele îmbunătățiri ale standardului PDF. Astfel toate programele de grafică: Photoshop, Illustrator și InDesign pot salva nativ în formatul Adobe PDF. Salvarea fișierelor Adobe PDF se poate face cu păstrarea capacității de editare a respectivelor fișiere.

Alte programe comerciale sau freeware
Nu o să ne ocupăm de aceste programe în acest serial deoarece sunt foarte multe și nu ele sunt scopul acestei prezentări. Formatul PDF este un standard public pe care orice dezvoltator poate să-l implementeze în aplicația proprie. Cât de bine o face depinde numai de capacitatea de înțelegere și de implementarea tuturor tehnologiilor conținute în acest standard. Deaorece sunt mai multe tehnologii incorporate în acest format nu toate companiile țin cont de interdependența acestora. Astfel vom putea găsi programe capabile să genereze fișiere PDF bune, dar care nu au suport pe partea de securitate sau accesibilitate. În momentul în care vom dori să folosim anumite funcții ale formatului vom descoperi că nu avem suport complet. Există chiar aplicații web scrise în limbaje de programare gen PHP, Python sau Perl care pot genera fișiere PDF online. Cum nu ne-am propus sa facem a analiză a acestor aplicații în acest serial ne vom opri aici doar amintind de existența acestei variante de generare a fișierelor PDF.

Sistemul de operare OS X
Utilizatorii computerelor Macintosh au avantajul utilizării unui sistem de operare (Mac OS X) care este construit pe baza tehnologiei PDF. Astfel orice aplicație care rulează pe sistemul OS X poate genera fișiere PDF fără a mai avea nevoie de imprimante virtuale sau alte aplicații conexe. Există chiar și o aplicație simplă care face posibilă vizualizarea și imprimarea fișierelor PDF fără ajutorul aplicației Adobe Reader.

Pentru companiile care vor să implementeze soluții globale de creare a fișierelor Adobe PDF în cadrul organizației există soluții de tip server pe mai multe niveluri: Adobe LiveCycle PDF Generator. Pentru toate aceste metode de generare a documentelor există o soluție universală de vizualizare a fișierelor PDF: Adobe Reader.

Astfel cu excepția aplicațiilor grafice Adobe care au posibilitatea salvării native a fișierelor Adobe PDF nu prea există aplicații dedicate creației direct în formatul PDF. Aplicația care permite utilizarea tuturor tehnologiilor prezente în formatul PDF este Adobe Acrobat. Vom vedea în episoadele următoare cum se împletesc toate aceste tehnologii și de ce Adobe Acrobat este aplicația care le gestionează cel mai bine pe toate. Pentru a beneficia de informațiile prezentate în format PDF nu este nevoie de nici o investiție. Tot ceea ce trebuie făcut este instalarea programului Adobe Reader disponibil pentru orice platformă.

Acestea ar fi metodele cele mai des întâlnite de generare a fișierelor PDF. Dacă cunoașteți și alte metode de generare a unui fișier PDF în mod programatic vă rog să le adăugați mai jos. Am mai lăsat deoparte câteva metode mai noi. Vă aștept cu alte propuneri care să nu se regăsească în categoriile descrise mai sus...

Concluziile sunt următoarele:
oricine are posibilitatea de a genera a un fișier PDF
oricine poate beneficia de un fișier PDF fără nici o altă investiție

Platforma Adobe PDF

Voi începe prezentarea pe parcursul a câtorva articole a multiplelor funcționalități ale formatului PDF (Portable Dcument Format). Vom începe cu câteva informații istorice pentru a vedea care a fost ideea care a stat la baza a ceea ce astăzi este cea mai răspândită tehnologie informatică. Indiferent de platforma sistemului informatic folosit fișierele PDF sunt folosite fără a fi nevoie de adaptări. Există deja câteva domenii destul de importante în care formatul PDF este standard de facto și nu prea mai sunt șanse să poată fi ajuns din urmă oricât de mare ar fi puterile care doresc asta.

În anul 1990 compania Adobe avea un cuvânt greu de spus în domeniul graficii datorită limbajului Postscript inventat. Limbajul Postscript fiind un limbaj interpretat este independent de platforma pe care rulează. Compania Adobe dezvoltă un driver de imprimantă care face din PS un standard pentru grafica profesională. În 1991 John Warnock pune bazele unui proiect grandios numit "Camelot" prin care visează la un birou fără hârtie. Scopul acestui proiect este găsirea unui format de fișier care să permită oameniilor să poată partaja informația independent de platformă. Acest proiect sub numele de cod "Carousel" apare pentru prima dată în 1992 și este premiat la COMDEX. În 1993 apare prima versiune a programului Adobe Acrobat.

Formatul PDF reușește să devină un format independent de platformă datorită înrudirii cu limbajul Postscript. Adobe adaugă formatului PDF mai mult dinamism permițând includerea în formatul PDF a elementelor multimedia. În 1994 se lansează renumitul software Adobe Acrobat Reader care există pentru orice platformă software și este gratuit. Oricine vrea să vadă un fișier PDF poate descărca de pe site-ul www.adobe.com un program gratuit specific platfomei utilizate. Datorită extinderii familiei de programe din familia Acrobat de la versiunea 7 acesta se va numi doar Adobe Reader.

Funcția principală a acestui program este de a permite oricărui utilizator vizualizarea fișierelor PDF și apoi de a interacționa cu ele. Datorită ultimelor tehnologii incluse în formatul de fișiere PDF utilizatorii programului gratuit Adobe Reader pot comenta și adnota fișierele PDF sau pot completa formularele din fișerele PDF. Comentariile sau informațiile introduse în formulare se pot întoarce la creatorul fișierului PDF permițând astfel colaborarea sau conlucrarea în cadrul unor echipe. Formatul PDF este denumit din această cauză "document inteligent". Navigarea prin fișierul PDF se face liniar pagina cu pagina sau neliniar în funcție de opțiunile utilizatorului. Cel ce crează un fișier PDF poate pune la dispoziția utilizatorului diverse interacțiuni: butoane, navigare neliniară, sunet, video, calcule pe baza informațiilor introduse, pagini generate dinamic sau link-uri gen web. Astfel parcurgerea unui fișier PDF poate deveni o experiență unică relativ la celelalte formate de fișier.

Deaorece toate aceste metode de interacțiune presupun creații unice devine importantă ideea respectării drepturilor de autor și securitatea informațiilor conținute în aceste fișiere. În prezent formatul PDF permite asigurarea securității informațiilor cu mai multe metode în funcție de scopul și destinația fișierelor PDF. Soluțiile sunt multiple și acoperă toate nevoile utilizatorilor la multiple nivele.

Am amintit mai sus de programul Adobe Reader care este gratuit și permite vizualizarea, comentarea fișierelor și completarea formularelor conținute în fișierele PDF. Programul de bază care permite crearea fișierelor PDF din aplicațiile tip office este Adobe Acrobat Standard. Acesta simplifică foarte mult crearea fișierelor PDF din cele mai utilizate aplicații de tip office (Word, Excel, Acces, Powerpoint, Outlook, Internet Explorer, Visio, etc) și în principiu din orice aplicație care poate tipări pe imprimantă. Pe lângă posibilitatea producerii fișierelor PDF din toate aceste surse se mai pot crea și formulare sau adăuga o mulțime de alte elemente care fac din PDF un format dinamic. Pachetul software mai conține programul Adobe Acrobat Distiller care face conversia fișierelor PS în format PDF. La instalarea programului Adobe Acrobat mai apare în sistem o imprimantă virtuală care permite crearea unor fișiere PDF din orice aplicație.

Profesioniștii din industria grafică au nevoie de funcții speciale de analiză, modificare și funcții speciale tiparului. Pentru ei există software-ul Adobe Acrobat Professional care le pune la dispoziție toate aceste unelte specializate. Această versiune a familiei Adobe Acrobat conține și programul Adobe Designer destinat creării unor formulare inteligente care se pot integra apoi în workflow-ul unei companii.

Familia Adobe Acrobat s-a mărit prin apariția unei noi versiuni: Adobe Acrobat 3D. După cum îi spune și numele această versiune este destinată în principal arhitecților și inginerilor care până acum erau nevoiți să-și exprime creațiile doar în două dimensiuni. De acum există unelte special destinate transformării acestor creații în fișiere PDF devenind astfel disponibile publicului larg indiferent de platformă.

Achiziția companiei Macromedia de către Adobe a deschis noi perspective formatului PDF. Integrarea cu formatul Flash a adus o nouă interfață programelor din familia Acrobat și posibilitatea utilizării tehnologiei Flash în interiorul formatului PDF.

Formatul PDF este un standard aprobat de ISO atât ca format de fișier pentru managementul documentelor cât și ca bază pentru alte domenii de activitate. Există mai multe standarde internaționale bazate pe formatul PDF. Industria grafică a adoptat standardul PDF/X (cu mai multe variante în funcție de workflow-ul adoptat) pentru schimbul de fișiere grafice. PDF/A este standardul adoptat de ISO pentru arhivarea documentelor. În afară de aceste standarde care sunt utilizate de câțiva ani există alte standarde bazate pe formatul de fișier PDF în curs de aprobare. Voi reveni la acest subiect într-un alt episod.